Réception de marchandises
OBJECTIF
La Réception de marchandises permet d’entrer dans maestro* les quantités reçues rattachées à une Commande avec catalogue. L’inventaire est ajusté au transfert de la transaction.
Il est possible de générer des écritures de frais courus lors du transfert de la transaction. Pour gérer convenablement les frais courus, des configurations spécifiques doivent être faites préalablement dans les Configurations diverses. Une écriture comptable temporaire est générée lors du transfert de la réception de marchandises afin de comptabiliser les coûts. Cette écriture est renversée lors de la Facturation sur commande. Dans le processus de commande, réception et facturation, il est possible de tenir compte de certains frais (douanes, transport, etc.) qui seront facturés séparément, mais qui doivent être inclus dans les coûts moyens en stock ou dans les coûts imputés aux projets. Consulter le Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires pour obtenir des informations supplémentaires à ce sujet. |
PRÉREQUIS
ICÔNES
Icônes de l'option Réception de marchandises
Sommaire
- Créer une transaction de réception de marchandises pour une commande
- Ajouter une nouvelle réception de marchandises pour une commande
- Créer une transaction à partir d’un document numérisé
- Créer une réception de marchandises à partir d'une transaction en attente
Étapes
maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Réception de marchandises |
Créer une transaction de réception de marchandises pour une commande
- Choisir ou entrer le numéro de la commande avec catalogue.
Si le numéro de commande est précédé de zéro, il n’est pas nécessaire d’entrer tous les zéros, maestro* les ajoute automatiquement. Par exemple, en entrant la valeur 16, maestro* affiche la commande numéro 0000000016.
- Cliquer sur Accepter.
- La fenêtre Réception de marchandises apparaît.
Les informations disponibles proviennent de la commande sélectionnée.
Ajouter une nouvelle réception de marchandises pour une commande
- Cliquer sur Nouveau ou faire F5.
- Entrer les informations requises :
Seuls les champs modifiables sont identifiés dans le tableau ci-après. Les autres champs disponibles dans cet écran sont à titre informatif seulement.
Il est possible de visualiser les items fermés d’une commande en cochant Afficher items fermés.
Champ
Description
Date
Date de la transaction de réception de marchandises. Par défaut, maestro* propose la date de travail.
NOTE : Pour ne pas afficher de date par défaut, il suffit d’accéder à l’option Configurations diverses (d’Achats et approvisionnement) et de cocher le champ Date comptable vide par défaut. Ce champ est accessible sous la section Réception de marchandises.
Fournisseur
Code et nom du fournisseur.
No livraison
Numéro identifiant la livraison de la commande du fournisseur.
Date de livraison réelle
Date de livraison réelle. Maestro* inscrit par défaut la date de livraison spécifiée dans la commande, s’il y a lieu.
NOTE : Il est possible de rendre obligatoire l’entrée de la date de livraison, en activant le champ Le champ « Date de livraison réelle » est obligatoire lors d’une réception de marchandise. Ce champ est disponible à partir de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, sous la section Réception de marchandises.
Prochaine livraison
Date de la prochaine livraison à titre informatif.
Lors de l’enregistrement de la réception de marchandises, maestro* met à jour la date de livraison dans la commande afin d’informer l’utilisateur de la prochaine livraison.
État
État de la transaction de réception de marchandises.
Les états disponibles sont : Entrée et Confirmée.
NOTES : Ce champ n’est affiché que si l’option Entrée journalière ou l’option Processus est installée.
Si la transaction est gérée par un Processus, l’état doit être à Confirmée pour transférer la réception de marchandise.
Les transactions provenant de l’Entrée Journalière sont créées à l’état Entrée et doivent être changées manuellement à l’état Confirmée pour pouvoir être transférées.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ajout d’item :
- Onglet Spécification : permet de consulter les spécifications entrées lors de la saisie de la commande.
- Onglet Mémo : permet de consulter le mémo entré lors de la saisie de la commande.
- Cliquer sur Enregistrer.
Pour une réception associée à un retour de marchandise, maestro* propose d’imprimer un bon de retour de marchandise au lieu d’un accusé de réception lors du transfert de la transaction.
Il est possible d’envoyer un avis par courriel au requérant lors de la réception de marchandises sur une commande liée à une réquisition, si dans la Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, section Réquisitions, le champ Indiquez de quelle façon l’utilisateur demandeur de la réquisition doit être averti lors de la réception de marchandises est à Envoi d’un message par courriel ou Envoi d’un message par courriel et sauvegarde du document.
Lorsqu’une commande de type Retour de marchandises est transférée à partir de cette option, maestro* peut s’assurer que la quantité retournée n’excède pas la quantité présente en inventaire. Pour ce faire, la Validation des quantités (Configurations diverses, section Achats et approvisionnement – Inventaire) doit être à l’une des trois options suivantes :
- 1-Selon les quantités disponibles en stock;
- 2-Selon les quantités disponibles par emplacement;
- 3-Selon les qtés disp. par emplacement/localisation.
Au moment du transfert de la réception, maestro* valide les quantités selon le Mode de validation des quantités choisi dans les Configurations diverses. La transaction est bloquée ou un avertissement est affiché.
Ajouter des items à la réception de marchandises à partir d'un kit
Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue. |
- Dans la l'onglet Ajout d'item, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
La fenêtre Sélection des composantes s'affiche. - Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire à la réception de marchandise.
- Cocher ensuite les items du kit à inclure dans la réception de marchandise.
- Cliquer sur Sélectionner.
Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront à la réception de marchandise. - Enregistrer la réception de marchandise.
Configurer la réception de marchandises
- Dans la fenêtre Réception de marchandises, cliquer sur l'icône Configuration.
- Choisir les configurations requises.
Champ
Description
Nombre de lignes maximum
Permet de déterminer le nombre maximal de lignes de l'onglet Ventilation.
Escompte
Permet d'indiquer comment traiter les escomptes : toujours les appliquer automatiquement, demander avant de les appliquer (sous forme de message de confirmation à l'écran) ou ne jamais les appliquer.
Réception de relâche partielle
Valeurs disponibles :
Toujours terminer la relâche de commande
La quantité reçue n'est pas validée par rapport à la quantité relâchée et la relâche de marchandises est terminée.
Confirmer avant de terminer la relâche de commande
Une demande de confirmation s'affiche si la quantité totale reçue pour un item est inférieure à la quantité totale relâchée pour cet item. Si l'utilisateur répond Oui, la relâche de commande est terminée.
- Cliquer sur Ok pour enregistrer les changements.
Créer une transaction à partir d’un document numérisé
- Cliquer sur l'icône Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents affiche les images contenues dans le répertoire configuré par défaut (Configurations générales > Documents).
- Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.
Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection :
- Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir);
- Filtre dynamique;
- Glissière permettant de redimensionner les icônes.
On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de création d’une transaction de réception de marchandise normale.
Créer une réception de marchandises à partir d'une transaction en attente
- Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Réception de marchandises. - Sélectionner une transaction en attente.
Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.
S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.
- Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).
Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.
- Compléter et enregistrer la transaction.
Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.
Voir aussi
- Liste des quantités à recevoir
- Facturation
- Comment faire Lecture des codes de taxes dans maestro*
- Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
- Comment faire Entrée des items par code à barres
- Comment faire Éviter d'entrer plus d'une réception non transférée
- Comment faire Procédure d'approvisionnement pour un département de service
- Comment faire Comptabilisation des billets en frais courus de projets
- Comment faire Résolution de problèmes - Gestion du catalogue et débalancement dans l'inventaire